Manajemen Resiko
Microsoft Solutions Framework
1. Abstrak
Manajemen resiko adalah suatu pengetahuan dasar mengenai Microsoft Solution Framework (MSF). MSF mengenali adanya perubahan dan yang berkaitan dengan ketidak-pastian dimana perubahan tersebut tidak bisa dipisahkan dari kegiatan Information Technology.
MSF Manajemen resiko merupakan suatu disiplin ilmu yang mendasari suatu pendekatan proaktif yang berhubungan dengan ketidak-pastian, menaksir resiko secara terus-menerus, dan menggunakan resiko untuk mempengaruhi pengambilan keputusan dalam jangka waktu yang panjang. Disiplin ilmu ini menguraikan prinsip, konsep, dan bimbingan bersama-sama melalui five-step untuk mencapai kesuksesan manajemen resiko, dimana setiap langkahnya saling berhububungan, diantaranya adalah: mengidentifikasi resiko, meneliti resiko, strategi peringanan dan ketidaktentuan rencana, mengendalikan status resiko, dan belajar dari hasil resiko.
2. Dasar Resiko
Suatu aspek manajemen proyek yang penting adalah mengendalikan permasalahan yang selalu berhubungan dengan resiko dari suatu proyek. Resiko dibangun dari ketidak-pastian yang meliputi, merancang hasil dan keputusan. Kebanyakan individu selalu berhubungan antara konsep resiko dengan potensi kerugian pada suatu nilai, kendali, kemampuan, mutu, atau ketepatan waktu penyelesaian dari suatu proyek. Bagaimanapun, merancang hasil boleh jadi mengakibatkan kegagalan, untuk memaksimalkan keuntungan pada kesempatan dan ketidak-pastian dalam pengambilan keputusan yang terarah, jika mendahului hasil ini dapat juga dikatakan melibatkan suatu unsur resiko. Di dalam MSF, suatu resiko dari suatu proyek dapat digambarkan sebagai kondisi atau peristiwa yang mempunyai dampak positif atau negatif pada hasil dari suatu proyek. Konsep ini bersifat untung-untungan dan dapat digunakan oleh industri keuangan di mana keputusan mengenai ketidak-pastian berhububgan dengan potensi untuk keuntungan seperti halnya kerugian, sebagai lawan konsep dari resiko murni yang digunakan oleh industri asuransi di mana ketidak-pastian dihubungkan dengan kerugian potensi masa depan.
3. Konsep Utama
3.1 Resiko yang tidak dapat dipisahkan pada setiap Proyek atau Proses
Walaupun setiap proyek memiliki kemungkinan resiko yang berbeda, tidak ada proyek yang sepenuhnya bebas dari resiko. Proyek dijalankan oleh suatu organisasi dalam mencapai tujuan yang menyertakan nilai sebagai dukungan tujuan organisasi. Selalu ada ketidak-pastian melingkupi proyek dan lingkungan yang dapat mempengaruhi kesuksesan dalam menuju keberhasilan tujuan. Dengan selalu mengingat resiko yang tidak bisa dipisahkan, MSF mencari jalan dalam membuat kebenaran keputusan antara kesempatan dan resiko dan tidak membuat kebenaran tersebut menjadi prioritas apabila resiko diminimalkan.
3.2 Manajemen Resiko Proaktif adalah Manajemen Resiko yang Paling Efektif
MSF mengadopsi suatu pendekatan proaktif untuk mengidentifikasi, meneliti, dan mengarahkan resiko dengan memusatkan pada:
§ Mengantisipasi permasalahan bukannya hanya bereaksi terhadap resiko manakala resiko terjadi.
§ Menunjukan sebab utama sebagai ganti tidak hanya berhadapan dengan gejala.
§ Sudah merencanakan resolusi masalah sebelum suatu masalah terjadi.
§ Menggunakan suatu proses dikenal, tersusun, dapat diulang untuk resolusi masalah.
§ Menggunakan ukuran pencegah kapan saja dimungkinkan.
3.3 Perlakukan Identifikasi Resiko sebagai suatu Hal yang Positif
Manajemen resiko efektif tergantung pada pemahaman yang menyeluruh dan menyangkut resiko yang diahadapi oleh tim proyek. Ketika variasi tantangan dan besarnya kerugian menjadi jelas, aktivitas resiko dapat menjadi suatu aktivitas yang menakutkan bagi tim proyek. Beberapa anggota tim boleh mengambil pandangan mengenai resiko dalam mengidentifikasi untuk mencari pertimbangan yang bisa menjadi penghambat kesuksesan proyek. MSF mengadopsi proses perspektif yang mengidentifikasi resiko dan mengijinkan tim untuk mengatur resiko lebih secara efektif dengan membuat penyelesaian resiko bersifat terbuka, sehingga meningkatkan prospek kesuksesan tim, diskusi resiko terbuka, yang didokumentasikan membebaskan anggota tim untuk berkonsentrasi pada pekerjaan mereka dengan menyediakan klarifikasi peran secara tegas (eksplisit), tanggung-jawab, dan merencanakan untuk aktivitas sebagai pencegah dan ukuran mengoreksi untuk permasalahan.
3.4 Penilaian Berlanjut
Banyak teknologi informasi para profesional manajemen resiko, paling baik, diperlukan tetapi merupakan tugas yang membosankan pada awal proses, karena hal ini suatu proyek yang baru..
3.5 Maintain Open Communications
Walaupun resiko biasanya dikenal oleh beberapa anggota tim, informasi ini kurang dikomunikasikan. Mungkin komunikasi bisa berjalan lancar pada level yang sama, tetapi belum tentu komunikasi berjalan pada level yang lebih tinggi. Pada tiap level, orang ingin memahami tentang resiko dari tingkat yang lebih rendah tetapi adalah perlu diperhatikan untuk berkomunikasi informasi pada level yang lebih tinggi. Arus informasi yang terbatas mengenai resiko adalah suatu pendukung kuat untuk merancang resiko yang menyebabkan pemaksaan dalam pengambilan keputusan tentang resiko bahkan lebih sedikit informasi. Di dalam organisasi yang hirarkis, para manajer harus mendorong dan memperlihatkan komunikasi terbuka tentang mengambil resiko dan memastikan bahwa resiko dan rencana resiko sungguh dipahami oleh semua orang.
3.6 Tetapkan, kemudian Mengatur
Manajemen resiko mempunyai kaitan dengan pengambilan keputusan pada ketidak-pastian. Statemen resiko yang umum memuaskan ketidak-pastian dan mendorong penafsiran yang berbeda mengenai resiko. Perjelas statemen resiko dalam tim proyek:
§ Memastikan bahwa semua anggota tim mempunyai pemahaman sama dari resiko.
§ Pemahaman penyebab atau penyebab dari resiko dan hubungan kepada permasalahan yang boleh muncul.
§ Menyediakan dasar usaha perencanaan dan analisa kuantitatif, bersifat formal.
§ Membangun kepercayaan oleh stakeholders dan mensponsori kemampuan tim proyek untuk mengatur resiko.
3.7 Jangan Menilai Situasi dari Banyaknya Resiko
Walaupun anggota tim proyek dan stakeholders sering merasa materi resiko sebagai hal negatif, adalah penting tidak untuk menilai suatu proyek atau proses operasional pada banyaknya resiko dikomunikasikan. Resiko, betapapun, adalah kemungkinan, yang bukan kepastian dari suatu kerugian atau suboptimal hasil. MSF mendukung proses manajemen resiko dalam penggunaan proses analisa dan identifikasi resiko tersusun untuk menyediakan pembuat keputusan dengan tidak hanya informasi pada kehadiran resiko hanyalah arti penting resiko itu juga.
4. Proses Manajemen Resiko
Gambar 1. Proses Manajemen Resiko
Identifikasi Resiko mengijinkan individu mengambil resiko sehingga tim menjadi sadar akan suatu potensi masalah. Ketika masukan kepada manajemen resiko memproses, mengambil identifikasi resiko harus dikerjakan pertma kali lalu kemudian dapat diulangi selama sepanjang proyek dijalankan.
Analisis risiko mengubah bentuk data atau perkiraan tentang proyek mengambil resiko spesifik yang dikembangkan selama identifikasi resiko ke dalam suatu format dimana tim dapat menggunakan untuk membuat keputusan menjadi prioritas. Resiko membuat daftar prioritas memungkinkan tim untuk merancang sumber daya dalam mengatur resiko yang paling utama.
Perencanaan Resiko mengambil informasi dari analisis risiko dan penggunaannya digunakan untuk merumuskan strategi, rencana, dan tindakan. Resiko yang terjadwal memastikan bahwa rencana ini disetujui kemudian menyatukan dengan manajemen proyek proses dan infrastruktur standard untuk memastikan bahwa manajemen resiko dilaksanakan sebagai bagian dari aktivitas sehari-hari oleh tim. Resiko penjadwalan dengan tegas menghubungkan perencanaan resiko dengan perencanaan proyek.
Pelacakan Resiko mengikuti jalannya dalam memonitor status mengenai resiko yang spesifik dan kemajuan di dalam rencana tindakan masing-masing resiko. Mengambil resiko perkerjaan mengikuti jalan meliputi monitoring kemungkinan, dampak, penjabaran, dan ukuran resiko untuk perubahan yang bisa mengubah prioritas atau merencanakan resiko dan sumber daya proyek atau jadwal. Perkerjaan mengikuti jalan resiko memungkinkan proses manajemen resiko di dalam proyek dari perspektif tingkatan resiko sebagai lawan perspektif penyelesaian tugas dari manajemen proyek proses operasional standard.
Dokumentasi Resiko yang melaporkan dan memastikan bahwa tim proyek, sponsor, dan stakeholders menyadari status proyek dalam mengambil resiko dan rencana untuk mengatur resiko.
Kendali Resiko adalah proses pelaksanaan mengambil rencana tindakan resiko dan status yang dihubungkan dengan dokumentasi. Kendali resiko meliputi inisiasi kendali perubahan proyek meminta apabila ada perubahan di dalam status resiko atau mengambil resiko rencana yang bisa mengakibatkan perubahan di dalam sumber daya proyek atau jadwal.
Pembelajaran Resiko dimana belajar menyusun dan mempelajari relevan dalam merancang bentuk dan tool dan menangkap pengetahuan di dalam daftar yang telah terdokumentasi untuk penggunaan kembali di dalam tim proyek dan oleh perusahaan.
5. Identifikasi Resiko
Gambar 2. Identifikasi Resiko
5.1 Klasifikasi Resiko
Mengambil klasifikasi resiko, kadang-kadang memiliki taksonomi resiko, melayani berbagai tujuan untuk suatu tim proyek. Selama identifikasi resiko yang dapat digunakan untuk merangsang berpikir tentang resiko yang timbul di dalam lingkup proyek yang berbeda. Selama pengungkapan pendapat klasifikasi resiko dapat juga menenangkan kompleksitas dalam bekerjasama dengan sejumlah besar resiko dengan menyediakan suatu cara menyenangkan untuk pengelompokan resiko. Mengambil klasifikasi resiko juga memungkinkan digunakan untuk menyediakan suatu istilah umum bagi tim untuk menggunakan dalam memonitor dan melaporkan status resiko sepanjang pengerjaan proyek. Akhirnya, mengambil klasifikasi resiko merupakan hal yang kritis untuk penetapan berjalannya perusahaan dan industri mengambil resiko merupakan dasar pengetahuan sebab mereka menyediakan dasar untuk pengurutan (indexing) kontribusi yang baru dan mencari dan mendapat kembali pekerjaan ada.
5.2 Mengambil Statemen Resiko
Suatu statemen resiko adalah suatu ungkapan bahasa alami yang menyatakan hubungan sebab akibat antara kondisi proyek riil, yang ada atau atribut, dan potensial, yang tidak direalisir, kondisi atau atribut.
Gambar 3. Mengambil Statemen Resiko
6. Analisa dan Prioritas Resiko
Gambar 4. Analisa dan Prioritas Resiko
6.1 Aktifitas Analisis risiko
Banyak teknik secara kuantitatif dan kualitatif untuk memenuhi prioritisas dari suatu daftar resiko. Satu teknik mudah untuk analisis risiko akan menggunakan perkiraan tim konsensus dua komponen resiko yang diterima, kemungkinan, dan dampak. Jumlah ini kemudian bisa dikalikan bersama-sama untuk mengkalkulasi ekspose resiko disebut metrik tunggal.
6.2 Mengambil Kemungkinan Resiko
Kemungkinan resiko adalah suatu ukuran menyangkut kemungkinan yang menguraikan kondisi di dalam konsekuensi resiko dalam membagi statemen resiko akan benar-benar terjadi. Penggunaan suatu nilai kuantitatif untuk kemungkinan resiko adalah diinginkan untuk mengatur resiko.
6.3 Dampak Resiko
Dampak resiko adalah suatu perkiraan menyangkut efek dari kurang baiknya, atau besarnya kerugian, atau biaya yang memerlukan kesempatan potensi suatu resiko di dalam suatu proyek. Haruslah suatu ukuran yang langsung menyangkut konsekuensi resiko seperti dirumuskan dalam statemen resiko. Kejadian itu diukur di dalam terminologi keuangan atau dengan suatu skala pengukuran hubungan
6.4 Mengambil Penjabaran Resiko
Mengambil penjabaran resiko berguna untuk mengukur keseluruhan ancaman dari resiko, mengkombinasikan informasi menyatakan kemungkinan dari kerugian nyata dengan informasi menyatakan besarnya kerugian dalam klasifikasi tunggal kemudian bisa menggunakan besarnya penjabaran resiko untuk digolongkan menjadi suatu resiko. Di dalam format yang yang paling sederhana dari analisis risiko kuantitatif, penjabaran resiko dihitung dengan perkalian kemungkinan resiko dan dampak.
7. Resiko Perencanaan dan Penjadwalan
Gambar 5. Resiko Perencanaan dan Penjadwalan
Tujuan
Tujuan Utama dari perencanaan dan penjadwalan langkah resiko akan mengembangkan rencana terperinci untuk mengendalikan resiko puncak yang dikenali selama analisis risiko dan untuk mengintegrasikan resiko dengan manajemen proyek proses standard untuk memastikan bahwa resiko bisa diselesaikan.
8. Resiko Pelacakan dan Dokumentasi
Gambar 6. Resiko Pelacakan dan Dokumentasi
Tujuan
Tujuan dari perkerjaan ini adalah memonitor status dari rencana tindakan resiko atau kemajuan ke arah penyelesaian rencana peringanan dan ketidaktentuan, untuk memonitor ilmu tentang banyaknya proyek yang telah dihubungkan dengan suatu pemicu rencana darurat, dan menyediakan pemberitahuan kepada regu proyek dimana pemicu rencana darurat telah terlewati sehingga suatu rencana darurat dapat diaktifkan.
9. Kendali Resiko
Gambar 7. Kendali Resiko
Tujuan
Tujuan dari langkah kendali resiko adalah pelaksanaan yang sukses menyangkut rencana darurat dimana tim proyek telah menciptakan kondisi untuk resiko puncak.
10. Identifikasi dan Manajemen Strategi Resiko
Tabel 1. Identifikasi dan Manajemen Strategi Resiko
11. Pendekatan Top Down pada Pembuatan Model Resiko Kuantitatif
Gambar 8. Pendekatan Top Down pada Pembuatan Model Resiko Kuantitatif
Melalui ilustrasi, pendekatan berikut digunakan untuk membangun suatu model analisis risiko pada jadwal yang ditawarkan sebagai metoda menggunakan pendekatan top-down untuk menetapkan resiko dan ketidak-pastian, melalui.
- Identifikasi daftar antara empat dan sepuluh kunci dalam merancang batas waktu (banyaknya batas waktu mencerminkan kompleksitas dari proyek). Batas waktu ini harus dipilih pada
a) adanya nilai di mana alur yang berbeda di dalam jadwal proyek ,
b) dapat dihubungkan dengan peristiwa atau produk dirumuskan dengan baik
c) tersebar secara relatif datar ke seberang waktu dan
d) dari minat penting kepada para manajer senior dan stakeholders.
- Bekerjasama dengan definisi aktivitas yang lebih tinggi, menetapkan suatu first-pass untuk menunjukkan bagaimana batas waktu bisa dijalankan oleh aspek menyangkut penyerahan proyek yang berpotensi time-critical.
- Mengidentifikasi area yang akan bermanfaat bagi dari suatu derajat tingkat detil aktivitas lebih besar. Detil yang ditingkatkan mungkin dibenarkan jika
a) area tertentu menyangkut jadwal menjadi minat sebab mereka sangat berperan dalam mengambil resiko, atau
b) menghasilkan definisi ketergantungan atau aktivitas yang lebih tepat yang akan meningkatkan, memodelkan peristiwa resiko, integritas dari menaksir resiko atau kebenaran dari analisa jadwal.
Pertimbangan seperti area jadwal yang berhadapan dengan kemungkinan resiko didasarkan pada suatu analisa Monte Carlo pada pemeriksaan dan/atau first pass dari daftar resiko.
- Bandingkan versi deterministic dari jadwal dalam mengambil resiko dengan rencana proyek yang menggunakan resiko utama dan aktivitas. Kesalahan yang memungkinkan adalah deteksi dan koreksi pada langkah ini. Para manajer dan stakeholders lebih mungkin dibujuk menyangkut analisis risiko integritas jika versi deterministic dari model dapat dibariskan dengan baseline rencana tingkat tinggi. Bagaimanapun, hal itu perlu juga dihargai bahwa suatu keuntungan dalam mengembangkan suatu model resiko jadwal mandiri dengan menyediakan suatu pemeriksaan kebenaran integritas dari proyek.
- Membuat perkiraan ketidak-pastian janga waktu untuk masing-masing aktivitas. Perkiraan ini harus dibuat melalui suatu metoda tersusun yang memastikan bahwa semua sumber umum juga dipertimbangkan.
- Mengambil relevan dalam mengambil resiko dari daftar resiko dengan penyebab resiko ke dalam jaringan aktivitas sebagai peristiwa yang akan menambahkan waktu tambahan kepada aktivitas yang perlu dilibatkan apabila resiko terjadi. Resiko bisa dihubungkan dengan sumber sistematik resiko, yang diperhitungkan di dalam janga waktu perkiraan aktivitas, harus tidak diimport ketika akan menghasilkan hitungan ganda. Dengan cara yang sama, ketergantungan resiko yang telah tersembunyi kepada struktur dari jaringan perlu juga dikeluarkan.
- Memperkenalkan ketergantungan statistik untuk model perilaku kelompok aktivitas dan/atau resiko yang memiliki kemungkinan akan dihubungkan oleh faktor dasar umum. Mata rantai menyebabkan antara resiko dan aktivitas memerlukan korelasi kuat, tetapi kebanyakan, jika tidak semua resiko dan aktivitas akan dihubungkan kepada keseluruhan capaian proyek, seandainya oleh karena pengaruh tentang lingkungan nya. Suatu identifikasi top-down dari sistematik resiko dan strategis membantu ke arah mengidentifikasi di mana adanya korelasi.
- Menjalankan model jadwal resiko dengan tujuan
a) pembuatan peramalan berdasarkan resiko yang menyangkut batas waktu yang utama terpilih di dalam langkah yang pertama dan
b) mengidentifikasi area menyangkut proyek yang memiliki kemungkinan menjadi penyebab paling utama tidak terlaksanya jadwal.
Read More..
